Звоните +7 (926)-088-28-86
У бухгалтеров часто объем работы не соответствует зарплате. Я предлагаю решать эту проблему с другой стороны — организовать свою работу так, чтобы уставать меньше, а успевать больше. Ведь если вы в течение дня делаете больше, то и зарплата, рано или поздно должна вырасти. Директору нужен не уставший бухгалтер, а хороший результат. И чем лучше будет результат, тем выше руководитель оценит ваш труд. На помощь придет то, что рождается раньше нас самих — наша лень. Ленятся все без исключения, даже трудоголики. Одним вообще неохота напрягаться, а другим лень озадачиться тем, чтобы повысить личную производительность. Но можно научиться лениться правильно, стать теми, кому лень делать лишние движения, но при этом достигать нужного результата. Поясню на примерах.
Лениться правильно — это значит не делать лишних движений, но при этом достигать нужного результата.
«Дольше объяснять, проще самому сделать!» — знакомая фраза? Это пример неправильной лени. На самом деле проще один раз объяснить, чем регулярно выполнять работу за своих подчиненных. Возьмем функцию контроля. Хотите сократить время на проверку работы своих подчиненных — делегируйте эту функцию им самим. Четко распишите, кто и как именно должен себя проверять. Ведь зачастую сотрудники не следят за качеством своей работы не потому, что они бездельники, а по двум другим причинам. Во-первых, они не знают, как именно это делать. А во-вторых, уверены, что главный бухгалтер их подстрахует, когда сам все будет перепроверять. Переложите больше ответственности на сотрудников.
Используйте возможности бухгалтерской программы. Проанализируйте все слабые места, где бухгалтеры могут допустить ошибку, и попросите программистов настроить автоматический контроль. Например, документ не сохраняется, пока не заполнены все необходимые реквизиты. Или проводка не выполняется, если остаток по аналитике счета уходит в минус. Таким образом, функция контроля будет осуществляться все лучше и лучше, а вашего времени на этот процесс будет тратиться все меньше и меньше.
Делегировать функции можно не только своим подчиненным, но и сотрудникам других подразделений и даже контрагентам. Например, бухгалтеры тратят много времени, чтобы выбить недостающие документы у менеджеров. Утвердите у директора регламент, согласно которому менеджер сможет согласовать с главбухом оплату нового счета только после того, как закроет документами все старые авансы. И тогда не вы будете бегать за менеджерами, а менеджеры будут бегать за вами.
Когда появляется новый контрагент, много времени уходит на то, чтобы внести его карточку в бухгалтерскую программу. При этом реквизиты компании присылают по принципу «кто во что горазд». Это может быть скан, ссылка на сайт или вообще записка, заполненная от руки. Разработайте шаблон электронной таблицы с реквизитами, и пусть контрагенты, которые зависят от вас, сами его заполняют. Можно также попросить программистов настроить автоматический перенос данных из этого шаблона в бухгалтерскую программу. Таким образом, функция обработки информации по новым контрагентам будет выполняться, а расходы времени на эту функцию будут минимальными.
Формулу правильной лени вывел в середине прошлого столетия наш соотечественник Генрих Альтшулер, автор известной теории решения изобретательских задач. Он сформулировал так называемый принцип идеальности.
Согласно этому принципу идеальная система — та, которой нет, а функции ее выполняются. Степень идеальности процесса можно измерить по формуле:
где ИП — идеальный процесс;
∑п — польза;
∑рп — расплата за пользу.
Из формулы видно, что чем больше польза стремится к бесконечности, а расплата за нее к нулю, тем идеальнее выстроен рабочий процесс.
В соответствии с этим принципом развивается весь научно-технический прогресс. Если раньше, для того чтобы подключиться к Интернету, обязательно нужен был провод, то сейчас это можно сделать по WiFi. Проводов нет, а функция выполняется. Клавиши на телефонах сменились сенсорным экраном. Клавиш нет, а функция выполняется.
Этот же подход к совершенствованию процессов можно использовать и в бухгалтерии.
Если определенные задачи можно объединить, это обязательно нужно сделать. Например, можно ездить в банк каждый раз, когда возникает какое-то дело. Однако есть дела срочные, а есть те, которые могут подождать.
Пример правильной лени — не ездить каждый раз в банк с одним документом, а завести специальную папку «Документы для банка», чтобы поехать туда именно тогда, когда появится действительно неотложное дело. А заодно можно захватить накопившиеся в этой папке несрочные документы и все их отдать. Поездка одна, а сделано много. При этом ни одно дело не забыто.
То же самое касается взаимодействия с генеральным директором. Заведите блокнот или электронный файл и ведите там список проблем, которые нужно обсудить с руководителем. Вопросы заносите в список по мере их возникновения, а не ходите к директору с каждым (если, конечно, не срочно). Накопите несколько и идите их решать за один прием. Но все должно быть в меру — не нужно год копить проблемы, а потом просить директора за раз их все обсудить.
Если у кого-то из подчиненных возникает вопрос, ответ на который, по вашему мнению, будет полезно услышать всем, соберите совещание. Правильная лень в данном случае — нежелание тратить время на одни и те же объяснения каждому сотруднику по отдельности.
Еще одно проявление правильной лени — когда лень делать бестолковые дела. Для этого нужно учиться отделять обоснованные текущие дела (например, ввод первичных документов в бухгалтерскую программу) от необоснованных (в 125-й раз рассказывать менеджерам, как оформляется авансовый отчет по командировке).
В данном случае нужно один раз не полениться и написать инструкцию по оформлению авансовых отчетов. Затем повесить ее на видном месте, чтобы все смогли прочитать, например на корпоративном файл-сервере. А в сэкономленное на снижении количества бестолковых консультаций время заняться более важными делами.
Не нужно жалеть времени на регламентацию процессов в бухгалтерии. Нужно лениться тратить его на решение проблем, которые постоянно возникают из-за отсутствия четких регламентов взаимодействия между бухгалтерами и другими сотрудниками компании. Даже если компания стремительно развивается, это говорит только о том, что регламенты работы бухгалтерии должны постоянно актуализироваться.
Неправильная лень — это, скажем, из месяца в месяц рассчитывать что-то на калькуляторе или в таблице Excel, когда можно попросить программистов настроить отчет в бухгалтерской программе. Не делайте то, что за вас может сделать современная техника. Не ленитесь один раз написать техническое задание, ленитесь из месяца в месяц делать что-то вручную.
Следите за новинками программного обеспечения, которое может пригодиться в работе бухгалтера. Новые интересные продукты появляются сейчас в большом количестве и на любой вкус. Например, есть программа, позволяющая сканировать документы поставщиков, присваивать им штрихкоды и хранить в бухгалтерской программе в виде прикрепленных файлов к электронным документам. И если требуется подготовить по запросу налоговой инспекции данные по определенному контрагенту за определенный период, достаточно задать эти условия в программе, вывести все документы на экран и один раз нажать на кнопку «печать». И это вместо многочасового подбора всех бумаг в архивных папках и ксерокопирования.
Всегда, когда только возможно, стремитесь совмещать несколько дел. Особенно жалко тратить время на необходимые, но малоэффективные задачи. Например, мне часто приходится видеть бухгалтеров, скучающих в очереди к налоговому инспектору. Не стоит бесцельно сидеть, провожая глазами тех, кто проходит мимо. Пока не подошла ваша очередь, лучше почитайте про изменения в законодательстве. Для этого, отправляясь в налоговую, не забудьте захватить с собой свежий номер бухгалтерского журнала, например «Главбух».
Если вы ездите на работу на автомобиле, то, стоя в пробках, слушайте какую-нибудь полезную аудиокнигу, например по искусству делегирования. Когда подчиненный задает вам какой-то вопрос, оставьте его обсуждение на время чаепития. А на обед пригласите начальника отдела снабжения с той же целью. И перекусите, и дела обсудите.
Яркое проявление неправильной лени — нежелание распоряжаться своим рабочим временем. Из-за этого наш день течет сам по себе. Мы хватаемся за все одновременно и пытаемся все успеть. При этом много сил тратим на текущие мелкие дела, возникающие спонтанно, а серьезные вопросы остаются нерешенными. Ничего не успеваем и устаем не только физически, но и морально. В итоге к концу дня появляется ощущение того, что работы все больше, а сил все меньше.
Заведите правило в конце каждого рабочего дня составлять планы на следующий. Безусловно, оставляйте время на форс-мажор, от которого никуда не деться, но обязательно планируйте важные дела, причем так, чтобы реализовать задуманное было реально. Если намеченные планы будут регулярно выполняться, то и ощущения от работы будут совсем другими. Появится чувство удовлетворения от того, что день отработан не зря. Только обязательно включайте в дневной рабочий план небольшие перерывы, ведь отдохнувший человек работает гораздо эффективнее.
Смотришь иногда со стороны на некоторых бухгалтеров — на столе огромные завалы бумаг, сам постоянно бегает, суетится и руками размахивает. Первая мысль, которая приходит в голову: «Вот молодец человек: так загружен, так много работает!» А за соседним столом спокойно сидит другой бухгалтер, на рабочем месте у него идеальный порядок. И еще неизвестно, кто из них трудится эффективнее. Скорее всего второй, потому что у него все четко распределено, автоматизировано, технологично, никаких лишних движений. Поэтому он все успевает и вовремя уходит домой.
В искусстве правильно лениться чудес не бывает — нужно постоянно задавать себе вопросы: можно ли эту работу выполнять более эффективно, а если да, то каким именно образом? Что-то можно автоматизировать, что-то делегировать, что-то совместить с другими делами. Это как пробежки по утрам — сначала будет тяжело, через силу, но через некоторое время организм привыкает к такому режиму и сам начинает требовать тренировок.
Начните лениться правильно, и тогда результаты не заставят себя долго ждать. От работы вы станете получать удовольствие, а перманентно накапливающаяся депрессивная усталость уйдет в историческое прошлое.
Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.