Хронометраж рабочего времени бухгалтера (вебинар+готовые примеры и шаблоны)

Как организовать и внедрить в вашем бизнесе
учет рабочего времени (УВР) 

Для начала развеем 3 основных мифа, так как бытует мнение, которое охотно поддерживают наши сотрудники, что вести учет очень сложно, долго и бесполезно.

И так по порядку.

Сложно. Человек с образованием (а бухгалтер и не может быть без образования) может разобраться с технологией учета в течение 5-10 минут. А закрепить навыки — в течение недели — максимум двух.

Долго. Если разделить количество текста, которое набивает бухгалтер в течение дня, на скорость печати, то получится, что на учет уходит в среднем не более 15 минут в день. В среднем 20-30 строк, или порядка 2000-3000 знаков. Это 1/32, или всего 3% рабочего времени. Это ничто по сравнению с тем, сколько времени теряется впустую теми сотрудниками, которых никто не контролирует.

Бесполезно. А вот это вообще совсем не так. Ведение учета рабочего времени — пожалуй, самое выгодное вложение времени, потому что позволяет руководителю “выйти из сумрака”. Учет рабочего времени буквально раскрывает глаза на то, что происходит в компании. И показывает пути повышения эффективности работы.

Те руководители, кто уже прошел путь внедрения непрерывного ведения УРВ, уже не представляют своей жизни без этого инструмента.

А теперь давайте ближе к конкретике. Что именно нужно сделать?

	1. Делаем таблицу учета Да, вот так вот банально. Конечно не на листке, впрочем тоже вариант, а в Excel. Подписываем столбцы: дата, время, задача (юнит), к какому типу относиться задача (корпоративная, для клиента, личная). Также могут быть и другие вспомогательные столбцы, чтобы вы, как руководитель могли отслеживать и анализировать ситуацию в разных разрезах.
	2. Настраиваем доступ к таблицам через «облака» Чтобы сильно не мудрить на первых порах, закупая хитрые CRMки и прочий софт, воспользуйтесь давно проверенным и главное бесплатным решением Google Docs. С помощью него вы сможете настроить совместный доступ ко всем сотрудникам и вести учет по схеме 24/7 без сложных перекидок файлов в конце дня друг другу по почте.
	3. Проводим разъяснительную беседу с сотрудниками и внедряем Очень сложный для многих момент, сводящийся по сути к вопросу  — У вас бизнес или клуб по интересам? Если второе, никаких проблем, продолжайте в том же духе, но только потом не говорите почему заработок столь низкий. Если ответ утвердительный на первую часть, то начинаем действовать безотлагательно (и прочитайте еще раз первый абзац про 3 мифа) Конечно, не стоит внедрять УВР радикально-фашистскими методами. Напротив, сотрудники должны увидеть в этом новые возможности для профессионального роста, имеется введу адекватные сотрудники, а неадекватные… А зачем вам неадекватные сотрудники?
	4. Контролируем, замеряем, делаем выводы Вот здесь начинается самое интересное. Пелена спадает с глаз и вы начинаете видеть весь ужас происходящего и одновременно получать удовольствие от открывающихся возможностей.  Даже ведение УРВ в течение нескольких дней уже дает ощутимые результаты в виде найденных резервов. А ведение в течение нескольких месяцев показывает, что в среднем порядка половины времени расходуется на то, что клиентам потом не перевыставляется в виде счетов. Это непозволительная роскошь.

Фишки для продвинутых! 

Чтобы унифицировать и упростить учет, сформируйте список стандартных задач (юнитов) и реализуйте их в таблице в формате выпадающего списка. Это позволит не только сократить время при заполнении, но и значительно упростить анализ.
Согласитесь, одно дело если каждый сотрудник будет писать выполненную задачу своими словами и совсем другое, когда сможет выбирать ее из уже готового списка.

Учёт рабочего времени бухгалтеров
это не блажь руководителя

Бухгалтер в бухгалтерской компании — это основной производственный персонал, работа которого приносит деньги компании.

И если, например, на металлургическом заводе никого не удивляет, что по итогам работы каждого цеха составляется сменный рапорт, где указывается, сколько каких изделий выпущено, сколько горячих часов отработано, по каким причинам были простои оборудования, и так далее, то почему же для наших сотрудников это что-то странное?

Просто потому, что никогда до этого мы не работали так, как нужно работать.

Сделал — записал, то есть отчитался о том, на что потрачен ресурс под названием “время”.

А время — это деньги. И от того, насколько наше время рационально используется, настолько выше наша прибыль.

И ведение учета рабочего времени системно и непрерывно — это единственная возможность в корне исправить ситуацию.Кто-то из сотрудников перегружен, а кто-то недогружен. Мы это чувствуем. А дать точные цифры — может УРВ. И он же поможет увидеть, какие именно задачи лучше перераспределить между сотрудниками.

Мы также чувствуем, что обслуживание некоторых клиентов обходится нам слишком дорого. Но вот насколько именно, и на что именно мы тратим время, обслуживая этих клиентов, опять-таки может сказать только УРВ.

А как общаться с клиентами, если хочется повысить цену, но при этом непонятно, сколько реально времени мы их обслуживаем и какие именно вопросы решаем?

Мы видим, что работа у наших сотрудников движется медленно, но в чем именно проблема — не понимаем. В одной компании бухгалтер слишком много времени тратила на работу в банк-клиенте. С помощью УРВ эта проблема была замечена, и нашлась причина — бухгалтер работала через Wi-Fi роутер. После подключения кабеля скорость работы существенно выросла. И таких “мелочей” — десятки. Мелочей, которые в сумме очень сильно снижают эффективность, а значит, увеличивают себестоимость.

А низкая себестоимость на высококонкурентном рынке бухгалтерских услуг — это очень важно. Кто может работать эффективно, тот выигрывает.

Система контроля бухгалтеров
и других подразделений вашего бизнеса

Если вы хотите в регулярном режиме (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) получать следующие отчеты:

1. 1. Сколько времени (в часах и %) у каждого сотрудника уходит на
   1. внешние (перевыставляемые) услуги
   2. внутренние дела
   3. личное
2. 2. Как у каждого сотрудника рабочее время распределяется (в часах и %) на каждого из клиентов, которых он обслуживает
3. 3. Как у каждого сотрудника распределяется время (в часах и %) между услугами, которые он производит — позволит увидеть, насколько уровень решаемых им задач соответствует уровню его квалификации, и как можно перераспределить работу между исполнителями более эффективно
4. 4. Рейтинг клиентов по трудоемкости обслуживания — позволит сопоставить с деньгами, которые они нам платят
   1. в разрезе сотрудников (когда несколько человек ведут одного и того же клиента, но по разным участкам)
   2. в разрезе оказываемых услуг
5. 5. Расшифровка затрат времени на внутренние дела (которые не перевыставляются клиентам) — позволит увидеть, как можно сокращать такие затраты времени

Посмотрите вебинар и вы не только узнаете, как это сделать, но и получите преднастроенный комплект с примером заполнения.

Вам останется лишь заменить фамилии вымышленных сотрудников на фамилии ваших бухгалтеров, раздать права доступа и система контроля над бизнесом готова.

И не забывайте, что вы можете и сами вести учет своего рабочего времени. И даже не можете, а это будет очень полезно. Вы увидите, какие задачи можно делегировать, и что сделать в первую очередь, чтобы освободить максимальное количество своего времени.

Кстати, можете начать именно с себя, а потом показать свои результаты сотрудникам, и распространить учет на всех остальных. Вы же можете вести хронометраж, значит, и они смогут. Ничего сложного, а пользы — много.

Заказать запись вебинара со всеми материалами!